KYB - Câu hỏi thường gặp về Xác minh Doanh nghiệp

1. Xác minh doanh nghiệp là gì?

Xác minh doanh nghiệp là một phần của quy trình "Know Your Business (KYB)" – Hiểu rõ doanh nghiệp của bạn. Quy trình này giúp các tổ chức tài chính xác minh người dùng tổ chức và đánh giá rủi ro tuân thủ liên quan đến hoạt động của họ.

2. Mục đích của KYB (Know Your Business) là gì?

KYB (Know Your Business) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường an toàn nhằm bảo vệ người dùng khỏi gian lận, rửa tiền và các hoạt động phi pháp trong hệ sinh thái. Đây không chỉ là một khuyến nghị mà còn là yêu cầu tiêu chuẩn được các cơ quan quản lý khuyến khích và thực thi như một phần trong các biện pháp giảm thiểu rủi ro và tuân thủ, đặc biệt trong việc phòng chống rửa tiền và đánh giá rủi ro hiệu quả. Việc thực hiện quy trình KYB giúp BITGP xác định và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn, góp phần xây dựng môi trường kinh doanh an toàn và đáng tin cậy hơn.

3. Những tài liệu nào cần thiết để xác minh doanh nghiệp (KYB)?

Danh sách dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Vui lòng chọn “loại tổ chức” phù hợp nhất trong quy trình xác minh để xem danh sách yêu cầu tương ứng:

1. Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp (Certificate of Incorporation)

2. Báo cáo tra cứu doanh nghiệp hoặc trích lục đăng ký kinh doanh do chính phủ hoặc đại lý đăng ký cấp trong vòng 12 tháng

3. Giấy xác nhận hiện trạng doanh nghiệp (Certificate of Incumbency) do đại lý đăng ký cấp trong vòng 12 tháng

4. Điều lệ công ty hoặc văn bản tổ chức tương đương

5. Danh sách cổ đông mới nhất

6. Danh sách giám đốc mới nhất

7. Sơ đồ cấu trúc sở hữu, thể hiện phân bổ quyền sở hữu của các Chủ sở hữu hưởng lợi trung gian và cuối cùng, có chữ ký và ngày ký của Giám đốc

8. Hộ chiếu hoặc CMND của tất cả các Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng, Người kiểm soát cuối cùng, Giám đốc và Người được ủy quyền

9. Giấy tờ chứng minh địa chỉ cư trú (trong vòng 3 tháng) của các Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng và Người kiểm soát cuối cùng

10. Giấy tờ chứng minh địa chỉ doanh nghiệp (trong vòng 3 tháng)

4. Làm thế nào để xác định vai trò trong mục “Người liên quan”?

Dưới đây là định nghĩa ngắn gọn về các vai trò:

1. Giám đốc (Director): Là người giám sát hoạt động doanh nghiệp, có quyền ký kết văn bản thay mặt tổ chức. Vai trò này thường có trong trích lục đăng ký doanh nghiệp.

2. Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO): Người nắm giữ từ 25% cổ phần hoặc quyền biểu quyết trở lên. Họ có thể không điều hành doanh nghiệp nhưng hưởng lợi từ tài sản, thu nhập, lợi nhuận.

3. Người được ủy quyền (Authorized Person): Người được ủy quyền thực hiện các công việc kinh doanh và vận hành tài khoản BITGP thay mặt tổ chức. Có thể là giám đốc hoặc nhân viên được ủy quyền bằng nghị quyết HĐQT hoặc thư ủy quyền.

4. Người kiểm soát cuối cùng (Ultimate Controller): Người có quyền kiểm soát pháp lý hoặc kinh tế từ 25% trở lên. Khác với UBO là nhấn mạnh cả quyền lợi lẫn quyền lực kiểm soát.

Ví dụ 1:
Nếu một người giữ nhiều vai trò, hãy chọn tất cả vai trò áp dụng cho họ trong mục “Người liên quan”.

Ví dụ 2:
Người A là UBO, người B là Giám đốc kiêm Người được ủy quyền → Gán vai trò UBO cho A, vai trò Giám đốc và Người được ủy quyền cho B.

Lưu ý: Các ví dụ chỉ mang tính minh họa. Cấu trúc thực tế có thể thay đổi tùy theo tổ chức.

5. Nếu tôi giữ nhiều vai trò trong doanh nghiệp thì chọn như thế nào?

Trong mục “Người liên quan”, bạn có thể chọn nhiều vai trò cho mỗi cá nhân. Vui lòng xem Bước 7 trong Hướng dẫn xác minh KYB để biết thêm chi tiết.

6. Tôi có thể chỉ định nhân viên hoặc đại lý làm Người được ủy quyền không?

Có thể, nhưng bạn cần cung cấp Nghị quyết HĐQT hoặc Thư ủy quyền, có chữ ký và ngày ký hợp lệ của Giám đốc.

7. Nếu doanh nghiệp đổi tên, cần cung cấp tài liệu gì?

Bạn cần cung cấp Giấy chứng nhận thay đổi tên doanh nghiệp, trong đó ghi rõ tên cũ, tên mới và ngày hiệu lực thay đổi.

8. Những loại giấy tờ nào được chấp nhận làm bằng chứng địa chỉ (Proof of Address)?

Chấp nhận các tài liệu sau (trong vòng 3 tháng):

1. Hóa đơn tiện ích (điện, nước, internet, điện thoại, v.v.)

2. Sao kê ngân hàng

3. Giấy tờ do chính phủ cấp (ví dụ: trích lục cư trú điện tử)

4. Thư từ công ty bảo hiểm

5. Tờ khai thuế, hóa đơn thuế, hóa đơn phí dịch vụ công

Không chấp nhận địa chỉ hộp thư bưu điện (P.O. Box) trừ khi đó là hình thức duy nhất trong khu vực bạn cư trú.

9. Tôi có thể sử dụng địa chỉ đăng ký làm địa chỉ văn phòng không? Nếu làm việc từ nhà thì sao?

Có, nhưng tùy từng trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1:
Địa chỉ đăng ký trùng với văn phòng hoạt động thực tế → có thể dùng làm địa chỉ doanh nghiệp.

Trường hợp 2:
Địa chỉ đăng ký thuộc văn phòng đại lý hoặc công ty dịch vụ → cần cung cấp địa chỉ văn phòng thực tế kèm chứng từ hợp lệ trong vòng 3 tháng.

Trường hợp 3:
Văn phòng thuê tại không gian làm việc chung (ví dụ WeWork) → cần cung cấp hợp đồng thuê hoặc hóa đơn do đơn vị cung cấp dịch vụ phát hành.

Trường hợp 4:
Làm việc từ nhà → sử dụng địa chỉ cư trú hiện tại làm địa chỉ doanh nghiệp, kèm giấy tờ xác minh trong vòng 3 tháng.

10. Vì sao tôi không tìm thấy quốc gia của mình trong danh sách?

BITGP không cung cấp dịch vụ tại các quốc gia/khu vực sau:
Canada (Alberta), Crimea, Cuba, Hong Kong, Iran, Bắc Triều Tiên, Singapore, Sudan, Syria, Hoa Kỳ (bao gồm các vùng lãnh thổ của Mỹ* và các đảo nhỏ hải ngoại**), Iraq, Libya, Yemen, Afghanistan, Cộng hòa Trung Phi, Cộng hòa Dân chủ Congo, Guinea-Bissau, Haiti, Lebanon, Somalia, Nam Sudan.

* Puerto Rico, Guam, Quần đảo Virgin thuộc Mỹ, American Samoa, Quần đảo Northern Mariana
** Baker Island, Howland Island, Jarvis Island, Johnston Atoll, Kingman Reef, Midway Islands, Navassa Island, Palmyra Atoll, Wake Island

11. Làm sao để biết lý do hồ sơ KYB của tôi bị từ chối?

Sau khi xét duyệt, hệ thống sẽ gửi email đến địa chỉ email đã đăng ký của bạn kèm lý do từ chối. Bạn cũng có thể kiểm tra trực tiếp trong mục “Xác minh doanh nghiệp” trên hệ thống.

12. Nếu tôi gặp sự cố hay có thắc mắc thì liên hệ ai?

Vui lòng liên hệ [email protected] và đội ngũ hỗ trợ sẽ phản hồi trong thời gian sớm nhất.